Was ist eigentlich ein Wiki?

Wahrscheinlich hast Du die folgende Situation im Arbeitsalltag schon öfters erlebt: Du stellst Dir eine Frage und bist ratlos, wo Du die Antwort darauf findest – Wo finde ich alle Spezifi­kationen und Branding-Guidelines zu unseren Produkten? Weiß ich, wie der Fertigungs­prozess optimal durchgeführt wird? Habe ich alle Argumente im Kopf, wieso unsere Kunden das Produkt kaufen sollten? Oder die Antworten auf häufig gestellte Kundenfragen?

All diese und viele weitere wichtige Informationen können im Arbeitsalltag für Euch und Eure Kunden einen entscheidenden Unterschied ausmachen. Denn der schnelle Zugriff auf das richtige Wissen zur richtigen Zeit ist ein entscheidender Erfolgs- und Wettbewerbsfaktor. Auch weitere Faktoren, wie eine erhöhte Fluktuation und der demografische Wandel, erhöhen den Druck, Wissen schnell sowie einfach an neue Kollegen weiterzugeben. Daher gilt es das Wissen der verschiedenen Mitarbeiter schnell, transparent und dauerhaft im Unternehmen zugänglich zu machen. Genau hier kommt das Wiki ins Spiel, als Instrument zum effizienten Wissens­management. Wie das genau funktioniert und welche Vorteile sich daraus ergeben, erfährst Du in unserem Artikel.

Wiki als Wissensmanagement Software kurz erklärt

Eigentlich ist es ganz einfach: Ein Wiki ist eine Wissensmanagement Software zum Aufbau einer digitalen Wissensdatenbank. Damit lässt sich das Wissen in Form von Texten, Videos, Dokumenten, Tabellen, Präsentationen und weiteren Medien erfassen, bewahren und organisieren. So können Produktinformationen, Best Practices, Ideen, Guidelines, Geschäftsprozesse, Verkaufsargumente, FAQs und vieles mehr in der internen Wissens­datenbank gesammelt und dem gesamten Unternehmen zugänglich gemacht werden.

Typische Funktionen eines Wikis

Hier bekommst Du einen kurzen Überblick über die wichtigsten Funktionen, die Dir ein solches Wiki bietet.

Schneller Zugang zu Informationen

Durch eine Wissensmanagement Software ist der schnelle Zugang zu Informationen jederzeit gewährt. Eine klare Struktur und eine umfassende Volltextsuche stellen sicher, dass Kollegen alles umgehend und einfach wiederfinden.

Metadaten

Die Anreicherung der Metadaten durch Tags oder Verschlagwortung von Synonymen verbessert die Suche zusätzlich. So werden beispielsweise Related Articles angezeigt.

Multimediale Inhalte

Alle Inhalte in einer Wissensmanagement Software sind multimedial. Texte, Bilder, Sprach­nachrichten sowie Erklärvideos lassen sich hier wiederfinden.

Mehrsprachigkeit

Sie können in mehreren Sprachen und oftmals durch Machine Translation automatisch übersetzt angezeigt werden.

Mobil verfügbar

Alles ist mobil verfügbar, da es sich um eine Native App handelt.

Nutzergenerierte Inhalte

Durch eine granulare Vergabe von Rechten werden Inhalte nutzergeneriert erstellt. Der Groß­teil der Mitarbeiter kann Wissensartikel anlegen und bei deren Pflege behilflich sein – alle wirken hierbei also zusammen mit.

Editor

Ein integrierter Editor der mit Echtzeitdarstellung (WYSIWYG) und / oder Markdown funktioniert, ermöglicht dem Nutzer jederzeit die Anpassung und Bearbeitung von Texten.

Revision / Inhaltspflege

Die Revision und Pflege des Inhalts wird dabei durch einen Content Proof Reminder sichergestellt.

Bewertungsfunktion

Behilflich bei der Qualitätssicherung der Artikel sind auch interaktive Elemente, wie beispielsweise Kommentar- und Feedback-Funktionen unter den einzelnen Wiki-Artikeln.

Gamification

Gamification Elemente, wie beispielsweise die Auszeichnungen “Der beste Wiki-Artikel der Woche” oder “Expertenstatus” sind ebenfalls zur Einordnung nützlich.

Statistiken

Statistiken geben einen Einblick – was wird am meisten gesucht, Total Views, Total Reads, Top Autoren oder wenn keine Ergebnisse gefunden werden können – all das ist auf einen Blick ersichtlich.

Was sind die Vorteile eines Wikis für Dein Unternehmen?

Besonders wichtig für Dein Unternehmen ist das Argument der Qualitätssteigerung. Durch ein internes Wiki lässt sich eine signifikante Steigerung dieser erzielen – beispielsweise in den Bereichen Kundenservice, Vertrieb, IT oder in der Produktion. Darüber hinaus wird auch ein Vorteil durch Skalierbarkeit erzielt. Effizientes und schnelles Onboarding neuer Kollegen macht gerade in Wachstumsphasen Deines Unternehmens einen großen Unterschied. Ein Wiki eignet sich optimal dafür. Zusätzlich gestaltet sich auch der Wissenstransfer zwischen verschiedenen Standorten und Abteilungen deutlich einfacher. Generell werden Beschäftigte dazu motiviert ihr Wissen festzuhalten und mit den Kollegen zu teilen. Zusätzliche Anregung schafft ein Punktesystem. Besonders hilfreiche Inhalte sowie die Beantwortung von Fragen seitens der Kollegen können mit Punkten und Auszeichnungen gewürdigt werden. Daraus folgend bewegt sich die Firmenkultur in Richtung eines grundlegenden transparenten Umgangs mit Wissen.

Was sind die Vorteile eines Wikis für Deine Mitarbeiter?

Für die Mitarbeiter stellt sich ein deutliches Zeitersparnis in den Vordergrund – smarte Suchfunktionen wie die Stichwortsuche ersparen nervige Rumfragerei bei den Kollegen, Mitarbeiter können selbstständig Wissen abrufen. Darüber hinaus entsteht ein Gefühl der Sicherheit, denn bei offenen Fragen kann erstmal im Wiki nach dem benötigten Wissen gesucht werden kann. So lassen sich dort beispielsweise die Antworten auf häufig gestellte Kundenfragen ablegen. Der nächste Kollege profitiert dann ebenfalls von diesem Wissen. Durch interne Verlinkungen, einfache Bedienbarkeit und mobilen Zugriff vom Smartphone aus, stellst Du ein optimales Nutzererlebnis für die Mitarbeiter sicher. Nebenbei stärken diese untereinander ihren Zusammenhalt, denn alle helfen sich durch das Erstellen von wichtigen Inhalten gegenseitig weiter.

Fazit

Wissensmanagement Software, wie Document360 oder HelpJuice, kann Deinem Unter­nehmen optimal dabei helfen das relevante Wissen gebündelt und transparent allen Kollegen schnell zugänglich zu machen. Denn diese können selbstständig auf alle Informationen, die zur Bewältigung der Aufgaben im Unternehmen benötigt werden, zugreifen. Du stellst sicher, dass wertvolles Wissen nicht mehr verloren geht und mühsam neu aufgebaut werden muss. So bist Du in der Lage die Qualität in Deinem Unternehmen zu sichern und zu steigern.

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