Was ist eigentlich Pre- und Onboarding-Software?

Du hast die telefonische Zusage für Deinen Traumjob bekommen und freust Dich auf den neuen Karriere­abschnitt. Hoch motiviert wie Du bist, kannst Du es kaum abwarten zu starten. Außerdem willst Du Dich bestmöglich auf die neue Stelle vorbereiten. Da schießen Dir auch schon die ersten Fragen in den Kopf. Wann bekomme ich meinen Arbeitsvertrag? Schicke ich diesen per Post oder per E-Mail zurück? Was ziehe ich an und wer ist überhaupt der richtige Ansprechpartner für meine Anliegen? Schnell kann sich schon vor dem ersten Arbeitstag eine gewisse Unsicherheit ausbreiten, die in der späteren Einarbeitungsphase sogar in Unzu­frieden­heit umschwenken kann. Daher gilt es die anfängliche Euphorie zu nutzen, indem geordnete Pre- und Onboarding-Prozesse geschaffen werden.

Denn diese sollen dem neuen Mitarbeiter sowohl Orientierung als auch Sicherheit geben. Nachweislich macht ein erfolgreicher Start einen entscheidenden Unterschied, wie verschiedene Studien belegen. Folglich bedeutet dies ganz konkret, dass die lang­fristige Bindung an das Unternehmen gestärkt und die Einarbeitungsphase verkürzt wird.

Hier kommen Pre- und Onboarding-Softwarelösungen ins Spiel, welche für einen gelungenen Start sorgen. Wie das genau funktioniert und was alles dazugehört, erfährst Du in diesem Artikel.

Pre- und Onboarding-Software kurz erklärt

Durch Pre- und Onboarding-Software wird der Ein­arbeitungsprozess – also die Zeit vor und nach dem ersten Arbeitstag – digital unterstützt. Insbesondere der Zugriff von geschäftlichen und privaten End­geräten, sowohl über den Browser als auch über eine native App, zeichnen diese Softwarekategorie aus. So lassen sich Aufgaben, Dokumente, Quizze / Schulungen, Kontaktlisten, Richtlinien und Büroführungen erstellen, verwalten sowie verfolgen. Diese schaffen proaktiv Klarheit bei anfänglichen Unsicherheiten bezüglich Themen wie Arbeits­vertrag, Unternehmenswerte, Dresscode, Arbeitsplatz, Ansprechpartner und Arbeits­abläufe.

Typische Funktionen von Pre- und Onboarding-Software

Hier bekommst Du einen kurzen Überblick über die wichtigsten Funktionen, die Dir Pre- und Onboarding-Softwarelösungen bieten.

Multimediale Inhalte

Neben Texten lassen sich Bilder, Sprachnachrichten sowie Videos einbinden.

Quizze und Schulungen

Digitale Schulungen und Quizze unterstützen das Lernen und die Abfrage von Wissen.

Kollegenverzeichnis und Mitarbeiterprofil

Kollegenlisten und Mitarbeiterprofile lassen sich erstellen, verwalten und übersichtlich darstellen. Mit Hilfe dieser können beispielsweise Kontaktdaten oder Kompetenzbereiche eingesehen werden.

Formulare

Die digitale Erstellung und Anzeige von Formularen bietet umfangreiche Auswertungs­möglichkeiten.

Raumplan

Büroflächen werden durch einen digitalen, interaktiven Raumplan abgebildet und können jederzeit eingesehen werden.

Aufgabenlisten

Durch die Erstellung und Verwaltung digitaler Aufgabenlisten kann der Status einzelner Aufgaben eingesehen und überwacht werden.

Templates für Stellenausschreibungen

Diese sind hilfreich für die Erstellung von Stellen­ausschreibungen und die gemeinsame Nutzung und Verwaltung dieser.

Dokumentenverwaltung und Signatur

Die Ablage von Dokumenten gibt nicht nur die Möglichkeit zur übersichtlichen Verwaltung, sondern auch zur digitalen Signatur.

Mehrsprachigkeit

Inhalte können in mehreren Sprachen und oftmals durch Machine Translation automatisch übersetzt angezeigt werden.

Mobil verfügbar

Alles ist mobil verfügbar, da es sich um eine Native App handelt.

Zuweisung eines Mentors

Die Zuweisung von Mentoren dient zur dauerhaften Unterstützung neuer Mitarbeiter während ihrer gesamten Einarbeitungsphase.

Statistiken

Statistiken geben einen Einblick – was wird am meisten gesucht, Total Views, Total Reads oder wenn abge­schlossene Onboarding-Prozesse – all das ist auf einen Blick ersichtlich.

Gamification

Außerdem helfen Gamification Elemente, wie Fortschritts­balken, Abzeichen oder Quests, neuen Mitarbeitern beim spielerischen Lernen.

Was sind die Vorteile Pre- & Onboarding-Software für Dein Unternehmen?

Zum einen erfährt die HR-Abteilung durch die Digi­talisierung des Pre- und Onboarding-Prozesses eine deutliche Erleichterung im Arbeitsalltag, sowie eine erhebliche Zeitersparnis. Die Schaffung von automa­tisierten Prozessen verhindert, dass die Einarbeitung ausschließlich in Person, zum Beispiel über Schulungen, erfolgt. Weiter vermindert die Reduzierung der Daten­pflege und der Zugriff auf bereits bestehende Inhalte zusätzlichen Arbeits­aufwand. Darüber hinaus schafft eine digitale Verwaltung einen schnelleren und besseren Überblick über noch ausstehende Aufgaben.

Zum anderen wird durch eine solche Software eine schnelle und ansprechende Befähigung von neuen Mitarbeitern sichergestellt. Folglich entsteht aus einem interaktiven und personal­isierten Prozess eine höhere Produktivität. Dies geschieht mit Hilfe von schneller und zielgerichteter Beantwortung von Fragen, sowie einem schnellen und qualitativen Wissens­transfer.

Was sind die Vorteile Pre- & Onboarding-Software für Mitarbeiter?

Deine neuen Kollegen profitieren ebenfalls von einem digitalisierten Pre- und Onboarding-Prozess. Die verständliche Vermittlung von Arbeitsabläufen, Unternehmenswerten und Ansprechpartnern, führen zu einem optimalen ersten Eindruck und anschließendem Überblick über das Unternehmen. Durch das schnelle und wirksame Abfangen von Unsicherheiten, werden Mitarbeiter bestärkt und können sich schneller und besser einbringen. Die Einbindung ins Unternehmen von Beginn an führt dazu, dass sich Deine Kollegen willkommen fühlen und dadurch ein höheres Mit­arbeiterengagement entwickeln. Der mobile ortsunabhängige Zugriff sowie die Kontrolle über das Tempo, in welchem die Inhalte konsumiert werden, schafft für diese außerdem eine höhere Flexibilität.

Fazit

Kurz gesagt: Mit Pre- und Onboarding-Software entlastest Du Deine HR-Abteilung und ge­staltest den Eintritt neuer Mitarbeiter möglichst angenehm und komfortabel. Das vermittelt Wertschätzung und schafft die richtige Basis für eine erfolgreiche Integration. Ganz nebenbei erhöht es die Dauer der Zugehörigkeit und die schnellere Befähigung der Mitarbeiter – was wiederum eine höhere Produktivität bedeutet und sich positiv auf die Unternehmens­kennzahlen auswirkt.

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