Von der Idee bis zur Umsetzung: Das Unternehmenswiki

Das Unternehmenswiki – in modernen und zukunftsgerichteten Unternehmen führt mittlerweile kaum mehr ein Weg drum­herum. Wieso? Weil das Wiki, als Wissens­management Software, der effi­zienteste Weg ist, um Wissen in Deinem Unter­nehmen schnell, dauerhaft und transparent zugänglich zu machen. Als Instrument zum effizienten Wissens­management kann ein Unternehmens­wiki den entschei­denden Wettbewerbs­vorteil ausmachen.

Neben Produktinformationen, Best Practices, FAQs, Geschäftsprozessen, Verkaufs­argumenten und Ideen­sammlungen, sind den Inhalten der digitalen Wissens­­daten­bank keine Grenzen gesetzt. In einem Unternehmens­wiki kannst Du Wissen in jeder Darstel­lungs­form erfassen, bewahren und organisieren – egal ob in Text-, Video- oder Präsentationsform. Wenn Du neugierig geworden bist und erfahren möchtest, wie Du ein Unternehmenswiki in Deinem Unternehmen lang­fristig integrieren kannst, dann schau Dir unseren Artikel genauer an.

Wobei hilft ein Unternehmenswiki?

Um vollständig erfassen zu können, wobei ein Wiki Dein Unter­nehmen unterstützt, solltest Du zu Beginn den individuellen aktuellen Zustand in Deinem Unter­nehmen analysieren. Sind tag­täglich benötigte Abläufe und Wissen schwer auffindbar, da dieses nicht zentral abgelegt wurde und sich mehr­heitlich in den Köpfen Deiner Mitarbeitenden befindet? Können zentrale Wissens­bausteine nicht intuitiv ermittelt werden, da diese nicht übersichtlich und ver­ständlich nieder­geschrieben wurden? Dann entsteht daraus schnell eine fehlende Effizienz. Das heißt, die Zusammen­arbeit in Deinem Unternehmen erfolgt nicht so reibungslos, wie es potenziell möglich wäre. Integrierst Du ein Wiki in Deinem Unternehmen, können Mitarbeitende von jedem End­gerät aus auf benötigtes Wissen unkompliziert zugreifen, da alles zentral an einem Ort intuitiv wieder­gefunden werden kann.

Unternehmenswiki workai
Einblicke in das Wiki von workai – Hinzufügen von Textelementen

Wie kann ich eine Strate­gie für ein zukünftiges Unternehmens­wiki erarbeiten?

Bevor Dein Unternehmen ein Wiki auswählt, ist die Erarbeitung einer Wiki-Strategie sinnvoll. Dazu sollten einige Bausteine definiert werden: Mach Dir zu Beginn Gedank­en darüber, welches Ziel mit der Einführung des Wikis erreicht werden soll und welche möglichen KPIs sich daraus ergeben. Bestimme zudem ein Projektteam, geht alle Verantwortlich­keiten durch und teilt diese zu. Gemeinsam erarbeitest Du dann mit Deinem Wiki-Team einen Zeitplan und die dazugehörigen Arbeits­schritte. Auch die Inhalte sollten bereits rudimentär bestimmt werden: Produkt­inhalte, Kunden FAQs, Sales für Schulungen etc. – Was soll in das Wiki aufgenommen werden?

Wie wähle ich ein passen­des Unternehmenswiki aus?

Da die Wiki-Strategie nun steht, ist die Vorarbeit abgeschlossen und die Auswahl eines passenden Unternehmens­wikis kann beginnen. Wir haben einige Auswahl­faktoren bestimmt, an denen Du und Dein Wiki-Team sich orientieren kann:

Grundlegend sollten die Muss-Funktionen abgebildet werden. Sobald alle Mitar­beitenden in die Erstellung von Inhalten aktiv eingebunden sind, ist eine Version­ier­ung sinnvoll. Zudem sollte eine filigrane Rechte­vergabe vorhanden sein, um für jeden Nutzer individuell festlegen zu können, in welchem Bereich Inhalte erstellt werden können. Die Funktion der Content-Revision ist eine gute Möglich­keit um Inhalte aktuell und relevant zu halten. Dementsprechend werden Autoren einer Wiki-Seite nach einer definier­ten Periode automatisch an eine Kontrolle erinnert. Darüber hinaus sollte die Möglich­keit bestehen, Videos und Podcasts einzu­binden. Neben der mobilen Er­reichbar­keit über eine native App erleichtert eine ansprechende UX und einfache Hand­habung den Gebrauch des Wikis für Deine Mitarbeitenden erheblich. Schluss­endlich spielen natürlich auch die Kosten eine Rolle. Um hier eine fundierte Ent­scheidung treffen zu können, solltest Du sowohl auf einmalige Kosten, wie die Installations­gebühr, als auch auf wieder­kehrende Kosten, wie Lizenz­gebühren, achten.

Unternehmenswiki workai Dateien
Einblicke in das Wiki von workai – Hinzufügen von Dateien

Wie führe ich ein Unternehmenswiki ein?

Zur Einführung eines Unternehmenswikis solltest Du in einem ersten Schritt dafür sorgen, dass die technische Infrastruktur bereitgestellt wird. Sorge ggf. für eine AD-Anbindung sowie die Installation auf den eigenen Servern. Weiterhin sollte das Wiki mit Inhalten befüllt werden. Dazu solltest Du Deine Überlegungen zu Beginn des Projektes weiter ausführen: Welche Inhalte müssen neu erstellt und welche sollen migriert werden? Zu guter Letzt sollte das System konfiguriert werden: Setze das Rollen- und Rechtesystem um und passe z. B. die Farben an Eurer Corporate Design an.

Wie etabliere ich ein neues Unternehmens­wiki?

Nachdem Dein Unternehmen das neue Wiki eingeführt hat, sollte dies etabliert werden. Dazu müssen sich Mitarbeitende an das neue System gewöhnen und dieses aktiv in ihren Arbeits­alltag integrieren. Das lässt sich durch verschiedene Maß­nahmen fördern: Durch früh­zeitige und ansprechende Kommunikations­maß­nahmen, können Mitarbeitende auf die bevor­stehende Umstellung vor­bereitet werden. Infolge­dessen ist die Bereit­stellung von Schulungen und weiteren Trainings­maßnahmen, wie z. B. Erklär­videos oder Handbücher ein sinnvoller weiterer Schritt. Führungs­kräfte sollten separat gecoacht werden, um sie in ihrer besonderen Rolle als Fürsprecher des neuen Wikis zu stärken. Die Bestimmung von sogenannten Key Usern/ Power Usern, die Hilfe­stellung bei aufkommen­den Fragen leisten, geben allen weiteren Mitarbeitenden Sicher­heit. Darüber hinaus sollte die Möglichkeit in Betracht gezogen werden ein monatliches Meeting zur Klärung von Problemen anzusetzen. Weiterer Anreiz kann durch die Auszeichnung „Wiki-User of the Month” für besonders vorbildliche Nutzer geschaffen werden. Eine Bestimmung von Wiki-Gärtnern, welche sich speziell um die Inhalts­pflege kümmern, ist ebenfalls sinnvoll.

Wie kann ich aktuelle und relevante Inhalte lang­fristig sicherstellen?

Damit das Unternehmens­wiki langfristig erfolgreich ist, sollte der Inhalt qualitativ hochwertig sein. Um ein solches Niveau dauerhaft zu etablieren, ist die grund­legende Bestimmung von Fach­redak­teuren unumgänglich. So bereitet aus jeder Abteilung eine fachlich kompetente Person die entsprechenden Inhalte auf. Darüber hinaus müssen generell die Verantwortlich­keiten sowie Aufgaben­gebiete definiert und klar verteilt werden. Die bereits ausgewählten Key User und Wiki-Gärtner sollten sich im Zuge der Qualitäts­sicherung der Inhalte regelmäßig treffen.

Wie messe ich den Erfolg eines neuen Unternehmens­wikis?

Schlussendlich sollte das Unternehmenswiki regelmäßig darauf geprüft werden, ob und wie profitabel es für den Arbeits­alltag ist. Manuelle sowie wieder­kehrende Prüfungen der Aktualität und Relevanz der Inhalte sind dazu unum­gänglich. Durch ein Bewertungs­system können User die Inhalte direkt beurteilen – z. B. mit einem Sterne­system oder einer Feedback­funktion mit Kommentar. Periodische Umfragen mit einfachen und klaren Fragen wie „Wie hilfreich ist das Wiki im Arbeits­alltag?” geben weiteren Einblick in die Mitarbeiter­zufriedenheit. Zu guter Letzt können durch die Statistiken des Systems Aufschluss über diverse Variablen, wie die Aktivität der Nutzer und die am häufig verwendetsten Seiten gewonnen werden.

Fazit

Um ein Wiki gewinnbringend in Deinem Unternehmen einzu­setzen, sollten also einige Komponenten beachtet werden. Mit der erfolgreichen technischen Einführ­ung ist nur die Hälfte des Weges zurück­gelegt – das Wiki muss darüber hinaus auch etabliert und aktuell gehalten werden. Der Erfolg stellt sich nicht automatisch ein, denn Kommunikations­maßnahmen und Qualitäts­sicherung der Inhalte sowie regelmäßige Erfolgs­messungen sind unumgänglich.

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